Обеспечение, хоз. обслуживание и поддержание в надлежащем состоянии в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии помещений. Контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, организация ремонтных работ оборудования и коммуникаций (освещение, отопление, водоснабжение, водоотведение, вентиляция и кондиционирование). Организация монтажа новых инженерных систем (оборудования). Организация технического обслуживания оборудования, выбор организаций выполняющих соответствующие работы, определение действий персонала при выявлении неисправностей офисной техники и иного оборудования. Организация подготовки рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования на предмет исправности. Сбор заявок от структурных подразделений составление заявок на закупку ТМЦ. Проведение необходимых закупок материалов для работы в офисе, а также офисного оборудования, контроль за их получением , доставкой , распределением и монтажом . Обеспечение подразделений организации мебелью, хоз. инвентарем, другим оборудованием. Ведение базы учета основных средств, проведение ежегодной инвентаризации. Полная материальная ответственность, а также порядок утилизации и списания оборудования, выработавшего свой ресурс. Определяет порядок и производит получение, хранение, выдачу ТМЦ, канцелярских принадлежностей, хоз материалов, оборудования и инвентаря. Обеспечение ими структурных подразделений компании. Ведение учета( база данных) их расходования и составление отчетности., Организует платежи за их поставку, оформляет доверенности. Анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др. Анализирует предложения, структуру цен, системы скидок, обеспечивает размещение заказа у поставщиков (частично Фролова- заключение договоров и выставление счетов). Осуществление подбора, обеспечение подчиненных спецодеждой. (частично по направлениям передано Фроловой) Контроль рационального расходования материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей. Оформление документов для заключения договоров на оказание различного рода услуг хозяйственного назначения. Контроль финансовых взаиморасчетов со своими контрагентами. Истребование и предоставление отчетной документации. Заключение договоров с клиринговыми компаниями, заказ автотранспорта для хоз нужд, организация погрузо-разгрузочных и монтажных работ для офисных нужд, организация перемещений ТМЦ между подразделениями в поле своей ответственности. Организует работу столовой, отвечает за закупку и доставку продуктов питания, обеспечение рациональной организации питания работников, проработка меню, получение денежных средств выделяемых на питание и составление отчетности по их расходованию (подразделения КВАНТ и офис). Организация табельного учета и контроль учета рабочего времени отдела. Ведение базы СУКД (инаут) по офису. Обеспечение безопасной и работы офиса: - организация пропускного режима; -организация порядка вскрытия офиса, составление списка лиц, допущенных к вскрытию; -организация закрытия офиса и порядка постановки его на охрану; -определение распорядка работы офиса, ведение учета наущений их анализ и выполнение мероприятий по их предупреждению; -координация и контроль работы сотрудников службы безопасности, проведение инструктажей. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий ТМЦ; Организует и осуществляет контроль передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому. Организация и контроль работы курьерской службы. Составление отчетов. Начисление заработной платы. Ведение «Журнала учета заявок на курьера». Решение текущих вопросов и обеспечение взаимодействия с коммунальными службами Арендодателя основного и удаленных офисов. Руководит рабочими офиса: распределяет обязанности между ними; доводит до сведения работников задания и принятые в отношении их решения; определяет степень ответственности работников; разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы; анализирует эффективность работы; осуществляет контроль за исполнением принятых решений. Осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования подчиненных. Координирует работу офиса по подготовке к закрытию (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.) и подготовке к новому рабочему дню. Обеспечивает взаимодействие офиса с другими структурными подразделениями организации. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины). Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций. Руководит работами по благоустройству, уборке территории и помещений, праздничному и художественному оформлению помещений. Организация и обеспечение корпоративных мероприятий: совещаний, конференций, семинаров, праздников и т.п. Организация получения и отправки почтовой корреспонденции (Ежедневно): - оформление доверенностей от всех Юр. лиц получение почтовой корреспонденции доверенными лицами; - заключение договоров с предприятием связи на получение почтовой корреспонденции; - сбор и обработка информации по реестрам почтовых отправлений, проверка реестров. - получение денежных средств и составление отчета, распределение нагрузки на подразделения. ---утверждение и сдача отчетов в экономический отдел. -хранение и архивация отчетных документов (квитанции, реестры). Организация выплаты компенсаций за посещение спортивных учреждений сотрудниками компании. Распределение затрат на структурные подразделения(ежемесячно). - сбор и проверка отчетных документов (абонементов и платежных документов) - составление ведомости на получение компенсации за занятия спортом. - распределяется нагрузки на структурные подразделения. -составление, утверждение отчета и сдача в экономический отдел. - получение денежных средств и выплата сотрудникам. Исполнение обязанностей Генерального директора ООО «ОЛМАКС».

Экономический факультет, Бухгалтерский учет, анализ и аудит